3 manieren
om verbinding in je organisatie aan te jagen
Informele contacten zijn belangrijk voor het lange termijn succes van een organisatie. Helaas verwateren deze contacten als eerste in een hybride of remote situatie. In dit artikel lichten we 3 manieren toe om de verbinding tussen teams te verbeteren.
Na 3 jaar remote en hybride werken, zien we naast de positieve effecten ook de uitdagingen van hybride werken steeds beter. Een daarvan is de verbinding tussen teams. Binnen het eigen team weten we elkaar goed te vinden en verloopt de samenwerking goed, maar we zien de collega’s van ons omringende teams steeds minder. Dat kan uiteindelijk leiden tot ineffectieve processen en samenwerking. Daarnaast komt innovatie vaak juist voort uit deze team overstijgende ontmoetingen en samenwerking.
Die contacten weer op gang krijgen is niet gemakkelijk. De dagelijks processen lopen door; werkdruk is vaak hoog en een directe reden is er niet voor je team om te investeren in de relaties met een breder netwerk om hen heen. Hoe krijg je ze dan toch zover om stappen te zetten? Moeten we iedereen weer terug naar kantoor jagen om de koffieapparaat kennismakingen weer mogelijk te maken?
Zover zou ik niet willen gaan, dan gooien we het kind met het badwater weg. Daarom hier 3 manieren om de contacten tussen jouw team en de mensen om hen heen te stimuleren:
1. Houd verbinding met automatische check-ins
Softwarebedrijf Basecamp heeft een systeem opgezet waarbij medewerkers op gezette momenten een melding of vraag krijgen die ze beantwoorden in een gedeelde chattool. Zo krijgt elke medewerker op maandag de vraag: ‘Wat ga jij deze week doen?’ Iedereen wordt geacht om hier met een paar zinnen op te reageren, waardoor je al snel een beeld krijgt van wat er die week staat de gebeuren in de organisatie.
Daarnaast krijgen ze op verschillende momenten door het jaar heen vragen die niet werk gerelateerd zijn, maar gericht zijn op het elkaar beter leren kennen. Doordat de berichten voor iedereen zichtbaar zijn, blijf je makkelijk op de hoogte van wat anderen bezighoudt. Je ontdekt gedeelde interesses en kansen om samen te werken.
2. Maak echte connecties op laptoploze kantoordagen
Contact maken vereist vooral dat we tijd vrij maken om die contacten te leggen; dat we op momenten de dagelijkse taken even laten liggen om te investeren in de relatie met anderen. Die tijd vrij maken is moeilijk als er altijd een mailtje, chatje of document op je staat te wachten. Om dat te doorbreken kun je laptop-loze dagen of dagdelen afspreken. Op die momenten kom je naar kantoor maar blijft je laptop thuis of in een kast. Je gaat dan actief op zoek naar gesprekken met andere collega’s. Er zijn dan geen afleidingen, geen ‘spoed’ klusjes die even tussendoor moeten maar er is volledige aandacht voor elkaar.
Het helpt ontzettend als jij, als leidinggevende dit soort momenten faciliteert. Je geeft medewerkers op die manier impliciet toestemming om deze tijd te investeren in de lange termijn. Veel medewerkers hebben deze toestemming nodig om dit soort contacten prioriteit te geven boven de dagelijkse beslommeringen.
3. Zorg met rituelen voor saamhorigheid
Gedeelde rituelen benadrukken een gedeelde cultuur; ze zorgen dat je je onderdeel van de groep voelt. Voor Corona hadden we veel ingesleten kleine rituelen. Misschien ging een aantal teamleden altijd lunchen met een groepje van een ander team of werd er maandelijks een pubquiz georganiseerd waar teams tegen elkaar streden. In mijn ervaring zijn veel van dit soort rituelen weggevallen tijdens en na Corona. Nieuwe rituelen hebben we eigenlijk niet of nauwelijks ontwikkeld.
Dit biedt ook een kans. Eerdere rituelen zijn vaak organisch ontstaan, en zorgen daardoor wel voor verbinding maar hebben geen link met het doel van de organisatie. Doordat je rituelen nu opnieuw kunt uitvinden, kun je ze tevens verbinden aan de purpose van de organisatie waardoor je niet alleen de binding tussen de teams maar ook met de organisatie verbetert.
Is innovatie voor jullie een belangrijk onderdeel van je purpose? Introduceer dan een half jaarlijkse hackathon of tweewekelijkse brainstormsessies over door medewerkers aangedragen uitdagingen. Is een bijdrage aan een beter milieu een kernwaarde, dan kun je overwegen om elke maand een wandeling te organiseren waarbij je zwerfafval verzamelt.
Wat je doet is aan jou en moet passen bij je organisatie en je teams. Wees creatief maar zorg er wel voor dat je ritueel een vast ritme heeft, of dat nu wekelijks, maandelijks of jaarlijks is.
Geef het ook niet te snel op. Rituelen hebben tijd nodig om ingeburgerd te raken. Daarvoor is het belangrijk dat medewerkers er op leren bouwen en dat je het dus blijft organiseren, ook als de animo in eerste instantie laag is. Maak het leuk, blijf werven en het aantal deelnemers zal groeien.
Goed om in het achterhoofd te houden: een ritueel hoeft niet perse fysiek bij elkaar te zijn. Overweeg ook hybride of remote rituelen, zodat je een zo breed en divers mogelijke groep medewerkers in staat stelt om mee te doen. Idealiter zoek je een mix van remote, hybride en fysieke rituelen.