de kamelenbult

Ken jij de kamelenbult?

Het is dé grote frustratie van menig workplace manager, facilitair manager of people manager: Op maandag, woensdag en vrijdag kun je een kanon afschieten op kantoor, maar de dinsdag en donderdag (de kamelenbult) lijkt er geen plekje meer te vinden.

 

En als dinsdag en donderdag de dagen zijn dat je team op kantoor is, wil ook jij, als leidinggevende, er die dagen zijn voor jouw mensen.

 

Zou het niet heerlijk zijn als je jouw teams eens op kantoor kreeg op een maandag, woensdag of vrijdag?

 

Zodat jullie de ruimte hadden om bij elkaar te zijn, te werken en te overleggen?

 

En zodat je eens een keer niet achter in de file hoeft aan te sluiten?

De meeste 'oplossingen' zijn niet meer dan symptoombestrijding

Misschien heb je al van alles geprobeerd om jouw mensen op andere dagen naar kantoor te krijgen, maar niets werkt.

 

Het vaste teamoverleg naar woensdag verplaatsen lukt niet, in verband met papa- en mamadagen.

 

En de smoothies, broodjes kroket en gratis lunch hadden misschien een paar weken een klein effect. Maar het zet geen zoden aan de dijk. 

 

Teamdagen afspreken dan maar? Zodat team a altijd op maandag samenkomt en team b altijd op woensdag? Zelfs dat heeft maar beperkt effect en is bijzonder ingewikkeld om te organiseren.

 

Wat je doet is symptoombestrijding, zonder het echte probleem aan te pakken.

DE KAMELENBULT IN PERSPECTIEF

Laten we allereerst het probleem in perspectief plaatsen: We hebben massaal het gevoel dat het op dinsdag en donderdag veel te druk is op kantoor, maar in de praktijk is maar zelden meer dan 50-70% van de werkplekken echt bezet. Dat betekent dat aan een blok van 6 maar 4 plekjes bezet zijn.

 

Tijdens Corona zijn we echter gewend geraakt aan heel veel lege ruimte om ons heen. Dat je je spullen dus niet over 2 bureaus kunt uitstallen voelt daardoor heel krap.

 

Dat neemt echter niet weg dat je natuurlijk wilt dat er elke dag reuring is op kantoor, ook op de maandag, woensdag en vrijdag.

Wat is het probleem dan wel?

Het probleem is niet dat jouw medewerkers niet op maandag, woensdag of vrijdag op kantoor willen zijn. Zij zitten net zo min als jij te wachten op de lange files en drukke treinen op dinsdag en donderdag.

 

Een groot deel van het probleem zit in hoe we onze Nederlandse samenleving hebben ingericht. We werken veel parttime en die vrije dag plannen we graag slim in: Vastgeklemd aan het weekend (lekker lang weekend en je hoeft geen vrij te nemen als je een keer een weekendje weg wilt) of midden in de week (handig, dan zijn de kinderen ook vroeg uit school).

 

Et voilà: De kamelenbult. De kamelenbult is dus ook echt een Nederlands fenomeen. In de VS bijvoorbeeld, zien ze dat woensdag en donderdag juist drukke dagen zijn op kantoor.

WE KOMEN VOOR ELKAAR

De tweede oorzaak van het probleem is dat we naar kantoor komen om collega’s te ontmoeten. Idealiter willen we dan ‘toevallige’ ontmoetingen: Je hoopt die collega te spreken die je al lang niet meer gezien hebt. Of even bij iemand langs te lopen om iets te vragen.

 

We vinden dit soort ontmoetingen niet urgent of belangrijk genoeg om ze te plannen, maar hopen dat ze vanzelf ontstaan. En de beste kans daarop is als je op kantoor bent op de dagen dat de meeste mensen op kantoor zijn: Dinsdag en Donderdag.

HOE LOS JE DE KAMELENBULT DAN WEL OP

Helemaal oplossen is een utopie, maar ook niet nodig als je bedenkt dat er meestal voldoende plekjes vrij zijn op dinsdag en donderdag. Wat je vooral wilt bereiken is dat je meer ontmoetingen creëert op maandag, woensdag en vrijdag.

 

Je mensen naar kantoor lokken op andere dagen heeft daar weinig effect op, het probleem aanpakken bij de basis veel meer.

ORGANISEER SAMENZIJN

Toen je 20 was ging je op zaterdagavond waarschijnlijk op de bonnefooi naar de kroeg. Je wist vrij zeker dat je daar bekenden ging tegen komen. 20 jaar later, weet je dat dat geen zin meer heeft. Daarom spreek je regelmatig met elkaar af. Voor een etentje of een avondje in de kroeg. En wees eerlijk, juist doordat je die avonden plant en je alle aandacht voor elkaar hebt, heb je betere gesprekken dan vroeger in de kroeg.

 

Op kantoor is het niet anders. Bespreek eens met je team waarvoor je samen wilt zijn op kantoor. Wat je dan wilt doen en hoe je dat organiseert. Dus in plaats van een vaste dag af te spreken waarop iedereen op kantoor is, maar uiteindelijk nog steeds in zijn eigen bubbel werkt, plan je een samenwerkdag. Een dag waarop je de mail, terugkerende meetings en administratie even links laat liggen, maar waarop je met elkaar in gesprek gaat en tijd maakt om de dingen te doen die je samen wilt doen.

 

Hoe vaak je zo’n dag nodig hebt verschilt per team. Voel je dus ook niet gedwongen om er een wekelijks ritueel van te maken, maar plan regelmatig zo’n dag in (of liever nog een dagdeel). En plan ‘m dan op een dag dat iedereen uitkomt. Juist door te plannen, kun je vaak prima om de dinsdagen en donderdagen heen werken. En als het geen wekelijks ritueel is, is er vaak ook meer flexibiliteit mogelijk van de parttimers.

 

Vergeet niet dat je dit ook met projectteams doet of met andere teams waar je regelmatig mee samen werkt.

PRAAT OVER FLEXIBEL PARTTIMEN

Ik schop nu vast veel mensen tegen de schenen, maar waarom houden we zo vast aan de vaste parttime dagen? Wat als we de vaste werkdagen los lieten en gingen werken op basis van een takenpakket? Dat takenpakket is groter en zwaarder voor een fulltimer dan voor een parttimer, maar zit niet langer gebonden aan vaste werkdagen.

 

Dat betekent dat je als parttimer deze week misschien op woensdag vrij bent, volgende week op donderdag en de week erop 5 dagen van 6 uur werkt. Tenzij je peuters of kleuters thuis hebt en aan vaste opvangdagen gebonden bent, kan die flexibiliteit 2 kanten op goed werken. Zorg er wel voor dat het dan ook normaal is als je om 14 uur je laptop dichtklapt of past om 11 uur begint.

 

Sowieso is een parttime rooster vaak vanuit het verleden zo gegroeid. Het is een routine waarin we vastgeroest zitten, totdat iemand het gesprek start over waarom. Dan blijkt misschien dat er veel meer mogelijk is dan je dacht.

GEEF HET GOEDE VOORBEELD

Realiseer je ook dat leidinggevenden een grote rol hebben in de kamelenbult. Ook in een management team is de dinsdag of donderdag vaak de handigste dag om het MT of de boardvergadering te houden. Maar dat soort meetings trekken weer andere medewerkers naar kantoor: Omdat ze een rol in het overleg hebben, omdat ze een MT-lid willen spreken, of simpelweg omdat aanwezig zijn als de baas er is, de beste manier is om jezelf in de kijker te spelen.

 

Wees je dus bewust van je voorbeeldrol: Plan jouw overleggen op maandag, woensdag en vrijdag en kies zelf de dinsdag of donderdag als thuiswerkdag. En zorg ervoor dat medewerkers die je vaak ziet niet automatisch een streepje voor hebben.

 

Organiseer daarnaast evenementjes op maandag, woensdag en vrijdag om toevallige ontmoetingen tussen je medewerkers te faciliteren. Denk bijvoorbeeld aan een laptop- en vergaderloze woensdagochtend op kantoor. Jouw medewerkers weten dan dat ze die ochtend veel mensen kunnen spreken, zonder gestoord te worden door mail of overleg.

Zo wordt die kamelenbult vanzelf een stuk minder!

wil jij de kamelenbult
voor eens en voor altijd
de wereld uit
helpen?