3 redenen

waarom werkafspraken niet werken

Je begon goed. Je ging met je team bij elkaar zitten. Ging in gesprek over teamdagen, bereikbaarheid, gebruik van de camera in Teams en het zorgen van voor een goede thuiswerkplek. Je maakte afspraken. En ging vol vertrouwen aan de slag.

Om er een maand later achter te komen dat de afspraken niet nageleefd worden. Waar is het is gegaan? Jullie waren het er toch over eens dat het belangrijk was om tijd voor elkaar vrij te maken? Jullie wilden elkaar toch regelmatig zien en spreken? En toch werkt het in de praktijk niet.  

Dit is waarom, en hoe je het oplost.

1. HET ZIJN NIET JULLIE AFSPRAKEN

Wees eens eerlijk, hebben jullie de afspraken echt met elkaar bedacht, zodat ze echt bij jullie team passen? Of zijn de afspraken eigenlijk opgelegd door de directie?  

Vaak zijn de afspraken al sterk gekaderd: Het beleid is bijvoorbeeld dat iedereen minimaal 2 dagen op kantoor werkt. Jullie gesprek gaat dan vooral over welke dagen dat zijn. Je vergeet met elkaar het gesprek te voeren over waarom je naar kantoor komt. Of dat 2 kantoordagen past bij jullie werk. En hoe je die dagen ook gaat gebruiken waarvoor ze bedoeld zijn. 

 

Het gevolg: Jouw team vindt die kantoordagen eigenlijk maar onzin. Ze zijn thuis toch veel productiever? De dagen dat ze op kantoor zijn proberen ze hetzelfde werk te doen als dat ze thuis doen, alleen met meer afleidingen. Bij het minste of het geringste komt er dus iets tussen en kunnen ze niet naar kantoor komen zoals is afgesproken. 

Hoe los je dit op?

De oplossing is simpel: Ga het èchte gesprek aan over wat jullie werk nodig heeft. Start niet met de kaders die er zijn, maar met het werk dat jullie te doen hebben. 

Hoe organiseren we de uitvoering van die taken?
Waarvoor wil je bij elkaar komen? Voor welke taken kan dat online en voor welke is fysieke aanwezigheid beter? Wat zijn goede momenten om bij elkaar te komen? En hoe vullen we die dagen of dagdelen in? Hoe zorgen we ervoor dat die dagen ook waardevol zijn?

Zo stel je een set afspraken op die jullie werk ondersteunen. Afspraken die logisch zijn; die passen bij wie jullie zijn en wat jullie nodig hebben. Voor deze afspraken voelt jouw team eigenaarschap. Ze zien het nut en de noodzaak. Daarmee zet je de eerste stap om ervoor te zorgen dat die afspraken ook nageleefd worden. 

2. DE JUISTE CONTEXT ONTBREEKT

Maar ook als jouw team de afspraken wíl nakomen, zul je in de praktijk merken dat het niet altijd even makkelijk is.  

Vergelijk het met gezonder eten. Je vindt jezelf ongezond en wilt heel graag wat slanker en fitter door het leven. Je kunt dan met jezelf afspreken om elke dag een gezonde maaltijd te koken. Die afspraak wil je heel graag nakomen, maar als je elke avond pas laat en uitgeput thuiskomt. Als blijkt dat je broccoli echt helemaal niet lekker vindt. En als gezonde producten zo’n aanslag zijn op je budget dat je het uitstapje met je vrienden moet laten schieten, dan is de kans groot dat je afhaakt. 

Op kantoor is het niet anders. 

  • Je kunt nog zo graag naar kantoor willen komen om met elkaar te werken aan teambinding en innovatie. Maar als jij continu de druk van deadlines in je nek voelt hijgen, dan vraagt het veel wilskracht om toch in de auto in de file aan te sluiten. 
  • Is de camera in jouw laptop, camera of internetverbinding slecht, dan zorgt het aan moeten zetten van je camera bij een overleg voor veel frustratie. En als je een klein appartement hebt, dan is het lastig om de thuiswerkplek aan alle afspraken te laten voldoen.  

Hoe los je dit op?

De quick win

Investeer in goede faciliteiten. Natuurlijk kun je niet alles oplossen, maar met een goede basis komen jouw medewerkers een heel eind. Vergeet ook niet om ze te leren hoe je tools en apps slim gebruikt. 

4 jaar na Corona zie ik nog steeds mensen die niet weten hoe ze een PowerPoint kunnen delen in een Teams meeting. Ik kom nog steeds mensen tegen die een document eerst op hun laptop opslaan om het vervolgens te kopieren naar Teams. Het gebrek aan dit soort simpele vaardigheden zorgt voor veel frustratie en tijdverlies. En het is ontzettend makkelijk op te lossen. 

De echte impact

Maar de grote winst is te behalen aan de ‘zachte’ kant. 

Blijf in gesprek.
Vraag door naar de achterliggende redenen als een medewerker zich niet aan de afspraken houdt. En probeer die op te lossen
Geef je team heldere doelstellingen.
En coach hen in het stellen van prioriteiten. Vergeet ook niet het belang van kennisdeling, samenwerking en innovatie te onderstrepen. Laat merken dat jij vindt dat ook daar prioriteit aan gegeven moet worden. Ook als dat af en toe ten koste van deadlines gaat
Geef het goede voorbeeld.
Onderschat niet het effect dat jij hebt op je medewerkers. Als jij te laat komt of afgeleid bent op momenten samen, dan geef je het signaal dat dit ook voor jouw team ok is. Andersom, als jij actief investeert in de samenwerking; zorgt voor gezelligheid en interesse toont, dan inspireert dat ook je team.

3. AFSPRAKEN GAAN OVER INTENTIES

Elk jaar op 31 december neem je jezelf – koekjesetend op de bank -weer voor: In het nieuwe jaar ga je 3x per week sporten en gezonder eten. Je sluit het sportschoolabonnement af en haalt de broccoli vast in huis. Maar na 3 weken staat je sporttas weer ongebruikt in de kast en is de broccoli allang de kliko in verdwenen. De intentie was er, de actie ontbreekt. 

 

Met hybride werkafspraken gaat het hetzelfde; je spreekt de intentie naar elkaar uit, maar je neemt niet de actie die ervoor nodig is om die intentie waar te maken. Die blokjesbuik krijg je alleen als je elke dag, consequent traint. En een vaste kantoordag, die echt iets oplevert, krijg je alleen als je hier ook consequent in investeert.  

 

Het gaat dan ook niet zozeer om het maken van hybride werkafspraken, maar vooral om het bouwen van hybride samenwerkgewoontes. 

Hoe los je dit op?

Vertaal je afspraken naar gewoontes. Dagelijkse routines waarmee je elkaar op de hoogte houdt; met elkaar communiceert en samenwerkt.  

Een waardevolle kantoordag krijg je door telkens weer te zorgen voor een goede invulling en voorbereiding. Dat vraagt inspanning, zeker in het begin. Maar is de kantoordag waardevol, dan is de stap om er volgende keer weer bij te zijn veel kleiner. En naar mate dit soort routines meer in je systeem komen, ga je ze zonder nadenken volhouden. Totdat slim hybride samenwerken de logische keuze is geworden. 

Mijn 3 tips

Wil jij slimmer hybride samenwerken?

Zodat jij een team krijgt dat afspraken nakomt?