productiviteit & Hybride werken
Neemt productiviteit nu toe of af als je hybride gaat werken?
Vraag je het je team, dan hoor je waarschijnlijk een volmondig: Die neemt toe!
Menig organisatie heeft zijn twijfels.
Kijk je naar de onderzoeken, dan is er niet een 100% eenduidig beeld. Grofweg zien de onderzoeken dat output gelijk blijft. Maar de vraag is of dat niet komt doordat we simpelweg meer zijn gaan werken: Zonder reistijd en met je werk thuis binnen handbereik is de verleiding groot om even langer te blijven zitten om dat ene dingetje nog even af te maken.
Persoonlijk denk ik dat de productiviteit in veel organisaties is afgenomen sinds we massaal hybride zijn gaan werken.
WAT IS PRODUCTIVITEIT?
Daarmee wil ik niet tekort doen aan het gevoel van jouw medewerkers dat ze thuis meer gedaan krijgen. Sterker nog, ik onderschrijf die mening volledig. De vraag is echter of we de juiste dingen gedaan krijgen.
Productiviteit was ooit gemakkelijk te meten: Je mat het aantal schroefjes dat in de fabriek werd aangedraaid en je mat het aantal uren dat daarvoor nodig was. Deel het een door het ander en je hebt een KPI voor productiviteit.
Voor kenniswerk is de berekening echter veel minder simpel. Want: Hoe meet je output als output bestaat uit klantervaring, service of innovatie?
En dus zijn we voor de productiviteit van kenniswerk steeds meer gaan werken met het meten van activiteit: Hoeveel mailtjes tik je weg? Hoeveel tijd zit je in vergadering?
Terwijl productiviteit niet gaat over hoeveel je gedaan hebt, maar over hoeveel impact je maakt. Je kunt de hele dag mailtjes wegtikken, maar wordt je klant niet blijer van. Je kunt memo na memo naar het management sturen, maar daarmee draai je niet meer omzet. En je kunt vergadering na vergadering bijwonen zonder dat
Het gaat er dus niet om hoeveel je gedaan krijgt, maar of je de juiste dingen doet. En daar zie ik het vaak mis gaan.
DE PRODUCTIVITEITSVAL
Als medewerkers zitten we steeds meer in onze eigen bubbel. Zowel als we thuiswerken, als op kantoor. We zijn vooral bezig met de taken op ons eigen bordje. We hebben ‘samenwerking’ zo georganiseerd dat ieder een eigen stukje doet en het vervolgens over de schutting naar de volgende gooit. Zolang jij jouw stukje maar tijdig klaar hebt, ben jij goed bezig. De volgende stap in het proces is de verantwoordelijkheid van je collega. Als het werk daar stokt of niet goed loopt, is het aan je leidinggevende om dat op te lossen.
En daarmee vallen we al snel in de ‘productiviteitsval’: Je begint de dag met je to do-lijstje en werkt dat netjes af. De rest van de tijd ben je bezig met dingen die urgent lijken of je aandacht trekken: Het beantwoorden van een mailtje zodra het binnenkomt. Het overleg dat in je agenda staat, maar waarvan je eigenlijk niet weet wat het doel is, waarvoor geen agenda is en waarvan je ook niet goed weet wat jouw bijdrage kan zijn. De laatste update op Intranet… of nu.nl…
NIET HARDER MAAR SLIMMER WERKEN
Maar als productiviteit gaat over impact maken, dan neemt productiviteit niet toe door harder te werken. Productiviteit stijgt door slimmer te werken.
En slimmer werken betekent je manier van werken evalueren en verbeteren. Het betekent innoveren en nieuwe tactieken ontdekken. Het gaat over het inzetten van nieuwe mogelijkheden en technologie om meer impact te maken met minder effort. En slimmer werken gaat over ervoor zorgen dat je als team meer bent dan de som der delen.
Slimmer werken is sinds de Corona pandemie echter een stuk ingewikkelder geworden. Slimmer werken kun je maar heel beperkt in je eentje. Slimmer werken vraagt vooral dat je met elkaar in gesprek gaat; samen nadenkt en elkaars perspectieven en expertise benut. Innoveren doe je samen, verbeteren doe je samen en impact maken doe je samen.
SLIMMER HYBRIDE WERKEN VOOR MEER PRODUCTIVITEIT
Het goede nieuws?
Hybride werken kán juist een gigantische productiviteitswinst gaan betekenen. Zolang we het maar goed doen.
Hybride werken kreeg een boost door de lockdowns in Corona tijd. We waren niet voorbereid, hadden geen idee hoe het zou gaan, maar ineens moesten we thuiswerken. Als het aankomt op hoe we werken organiseren, zijn we toen in de overlevingsstand gekomen. We hebben onze manier van werken aangepast, niet veranderd. We zijn een gaatje in de agenda gaan plannen als we een vraag aan iemand hadden. En in plaats van een vergadering, werd het een teams call of zoom-meeting.
Ons werkritme hebben we niet veranderd: We laten ons leiden door de agenda. En doen het werk als het werk dat vraagt. Dus op een thuiswerkdag, moet je je focus regelmatig onderbreken voor een call of meeting. En de kantoordag ben je vooral bezig met werk dat je alleen doet. En werken doen we van 9-17 op maandag tot en met vrijdag. Daarbuiten mag ook, maar we vinden het verdomde lastig als je dan overdag niet bereikbaar bent omdat je sport, met je kinderen speelt of gitaar leert spelen.
Stel je voor dat Bol.com of Amazon zo zou blijven hangen in oude manieren van doen. Dan was de webshop ingedeeld als een ouderwets warenhuis. En moest je eerst pagina na pagina met parfum producten door, voordat je bij de kledingafdeling kwam. Dan was shoppen alleen mogelijk tussen 9 en 18 – en tot 21 uur op koopavond. En stond jij in de rij bij de klantenservice als je iets retour wilde sturen.
Dankzij technologie zijn er de afgelopen jaren ontzettend veel nieuwe mogelijkheden bijgekomen. Mogelijkheden om op een slimmere manier samen te werken. Wij hebben nu het voorbeeld te volgen van Bol.com en Amazon om ons werk opnieuw uit te vinden, zoals zij shoppen opnieuw hebben uitgevonden.
Dat betekent:
- Uit de bubbel stappen en samenwerking opzoeken
- Werken vanuit een gedeelde purpose en doel, met een gedeelde verantwoordelijkheid voor het eindresultaat
- Ervoor zorgen dat de tijd die je samen bent gebruikt wordt om te bepalen hoe je zoveel mogelijk impact maakt.
- Zodat je weet wat belangrijk is en waar je jouw tijd het beste aan kunt besteden (en met welke taken je dus echt zou moeten stoppen)
- Vrijheid en flexibiliteit om het werk dat je alleen kunt doen, te doen waar en wanneer jij wilt. Ook als dat om 2 uur ’s nachts is of op zondagochtend.